Совместная работа над документами (текстом, таблицами и пр.), или как создать общую папку в интернете

Автор: Alexandr, 03.09.2020 Рубрики: Офис

disk-obshhiyДоброго времени суток!

Сегодня решил рассмотреть достаточно обычную офисную (и не только...) задачу: допустим, есть несколько документов, к которым нужно открыть доступ всем пользователям, у кого есть заветная ссылка на них (т.е. чтобы они могли зайти со своего ПК/смартфона и подредактировать их).

Это может быть очень удобно для ведения какой-то отчетности, передачи небольших файлов, проверки и корректировки текстов, таблиц и т.д. В общем, там, где требуется чтобы с документом могли поочередно поработать сразу 2-3 чел. (по крайней мере). 😉

Кстати, заранее предупрежу, что, выкладывая документы для общего редактирования — всегда есть риск, что кто-то по ошибке сделает что-то не то. Делайте копии!

Теперь, рассмотрим несколько вариантов решения вопроса. 👌

 

*

Варианты решения

Способ 1

Если все ваши рабочие компьютеры (с которых нужно будет редактировать документ) находятся в одной локальной сети (например, подключены к одному роутеру) — то общий доступ к папке можно настроить прямо через проводник, кликнув ПКМ по каталогу... (👇)

👉 В помощь!

Как настроить общую папку для локальной сети в Windows - инструкция

Общий доступ для всех!

Общий доступ для всех!

Разумеется, это не всегда удобно, т.к. доступ к файлам нельзя получить по интернету (к тому же компьютер, на котором открыта папка, должен быть всегда включен...) Поэтому, на этом варианте я подробно останавливаться не буду...

 

*

Способ 2 👍

Наверное, многие слышали о таком сервисе, как Google Drive. (Google-диск). Так вот, в его арсенале опций есть возможность любую из папок сделать общей — т.е. доступной для просмотра и редактирования документов в ней!

Как это делается:

Создать папку - Google Drive

Создать папку - Google Drive

 

После, щелкаем ПКМ по папке и выбираем в меню "Открыть доступ".

Открыть доступ

Открыть доступ

 

Затем в настройках безопасности переводим в режим "Доступна пользователям, у кого есть ссылка", тип доступа "Редактор".

Далее скопируйте ссылку и скиньте ее всем, кому нужно будет работать с документами в этой папке. 👇

Доступна всем, у кого есть ссылка (права: редактор)

Доступна всем, у кого есть ссылка (права: редактор)

 

Собственно, даже если у перешедшего по вашей ссылке нет аккаунта на Google Drive — он все равно сможет открывать документы и редактировать их (задача решена! 👌).

Заходим по ссылке и редактируем

Заходим по ссылке и редактируем

 

Кстати, если вдруг так получиться, что документ одновременно откроют 2-3 чел. и начнут редактировать его — Google покажет вам это: кто и что редактирует, см. скрин ниже (синхронизация идет прямо в режиме онлайн).

Пользователи видят, кто и что редактирует...

Пользователи видят, кто и что редактирует...

 

👉 Важно!

Не забывайте о резервных копиях. Когда мы открываем к папке общий доступ для всех по ссылке (даже если для 2-х чел.) — есть риск, что кто-то по ошибке (или по злому умыслу) может удалить (испортить).

Ну и, разумеется, не все документы следует размещать в открытом доступе...

По опыту: обычно, никому нет дела до обычных офисных документов (и многим даже по нужде скучно туда заходить...).

 

 

*

Способ 3

В этой заметке нельзя не отметить и др. аналогичные сервисы, например, Яндекс-диск и облако от Mail.ru. 👌

На мой взгляд у них есть один небольшой недостаток: папки и документы нельзя сделать доступными для редактирования для тех, кто не зарегистрирован у них в сервисе (есть опция только просматривать).

В остальном всё очень удобно: также можно поделиться ссылкой и открыть общий доступ для конкретных e-mail адресов. См. пару скринов ниже. 👇

Яндекс-диск — настроить общий доступ

Яндекс-диск — настроить общий доступ

Добавляем e-mail адреса нужных людей

Добавляем e-mail адреса нужных людей

 

У Mail.ru, кстати, в меню вынесен аж целый раздел "Общий файлы" (в него попадают все файлы и папки, к которым вы открыли доступ). Но опций, конечно, несколько меньше, чем у Google Drive...

Облако от Mail.ru — общие папки

Облако от Mail.ru — общие папки

 

*

Дополнения по теме - приветствуются!

Удачной работы!

👋

Полезный софт:

  • видеомонтаж
  • ВидеоМОНТАЖ

  • Отличное ПО для начала создания своих собственных видеороликов (все действия идут по шагам!).
    Видео сделает даже новичок!

Написать комментарий

 

Прикрепить картинку, скрин:

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

  • Интересное
  • Оптимизируем и ускоряем
  • Удаляем вирусы
  • Настраиваем звук
  • Содержание статьи
  •